Foire aux questions

Hébergement

Quelles nuitées sont prises en charge par la MNT ?

Deux nuitées pour les délégués résidant en hexagone (jeudi 26 et vendredi 27 juin 2025) et six nuitées pour les participants venant des Départements et Régions d’outre-mer (DROM).

Des dérogations pourront être accordées au cas par cas, pour des raisons de santé (pathologie ou handicap) ou sur impossibilité de rejoindre le Futuroscope pour l’ouverture de l’Assemblée générale à 15h30. 
Les demandes de dérogations en raison de l’impossibilité de rejoindre le Futuroscope à 15h30 peuvent se faire dans le cas suivants : 
  • une durée de transports de plus de 8h00 sur la base d’une estimation SNCF Connect ou Air France
  • une durée de trajet en voiture de plus de 7 heures sur la base d’une estimation Mappy.

Si vous entrez dans le cadre des règles définies ci-dessus, vous pouvez formuler votre demande de dérogation via l’onglet dédié sur la plateforme d’inscription à l’Assemblée générale. Votre demande de dérogation ne sera prise en compte qu’après que vous ayez reçu une confirmation définitive.

Attention : Les demandes adressées par un autre biais ne seront pas prises en compte. 

La nuitée supplémentaire pourra vous être accordée selon les deux modalités suivantes :
  • Sur le chemin de l’Assemblée générale (donc hors Futuroscope) : Dans ce cas de figure, le demandeur doit, après notification formelle que la dérogation lui est accordée, procéder directement à la réservation ainsi qu’à l’avance de la nuitée. Le remboursement s’effectuera ensuite sur note de frais — dans l’application Notilus — dans la limite d’un forfait nuitée et petit déjeuner de 154 € TTC. Le mail de confirmation de cette nuitée devra être joint à votre demande de remboursement sur Notilus.
  • Sur le lieu de l’Assemblée générale (donc sur le site du Futuroscope même) : Dans ce cas de figure, après notification formelle que la dérogation lui a été accordée, la réservation sera faite par le partenaire événementiel de l’Assemblée générale après transmission de vos informations par l’équipe organisatrice.
Transport

Comment puis-je me rendre sur le lieu de l'Assemblée Générale ?

Le transport aller-retour domicile-lieu de l’Assemblée générale au Futuroscope des délégués est pris en charge par la MNT.

Pour être exemplaire en matière de développement durable, l’utilisation des transports en commun est recommandée. Toutefois, par principe de réalisme et de prises en compte de l’hétérogénéité de la couverture des transports sur le territoire, les déplacements en voiture aller-retour pour se rendre entre son domicile et le lieu de l’Assemblée générale peuvent être possibles dans les situations suivantes :
  • Pour des raisons de santé (handicap et pathologies le justifiant) le temps de trajet SNCF (à minima le double du temps normal par train ou avion) ;
  • ou lorsque les horaires sont inadaptés afin d’arriver pour l’heure à l’ouverture de la plénière (15 h 30).

L’utilisation du véhicule personnel est néanmoins soumise à la validation du Président, et doit faire l’objet d’une demande de dérogation formulée à partir de la plateforme d’inscription.
La liste des personnes pour lesquels la dérogation a été accordée sera transmise au service en charge des remboursements d’indemnités kilométriques formulées sur Notilus.

L’éventuelle location d’un véhicule dédié au déplacement d’une petite délégation de section doit rester exceptionnelle. Elle doit faire l’objet d’une autorisation expresse.
Pour ce faire, le Président délégué de la section doit la formuler préalablement sur la plateforme d’inscription dans la partie réservée aux transports. 

Le remboursement des frais liés à l’utilisation d’un véhicule à usage individuel ou collectif (covoiturage) se fait dans les mêmes conditions que celles énoncés dans la Politique de déplacement des élus de la MNT adoptée par le conseil d’administration du 29 mai 2024 et applicable depuis le 1er juillet 2024.
Il sera également procédé aux remboursements des frais de péage et de parking sur justificatifs originaux.

Dans le cas d'un covoiturage, le conducteur devra indiquer l’identité et le titre de ses passagers (les accompagnants ne peuvent être considérés comme des covoiturés) ainsi que les étapes de son trajet (cf. FAQ et Guide d’utilisation de Notilus).

Les demandes de remboursement des notes de taxis ne seront pas acceptées. La situation pourra néanmoins être examinée au cas par cas, notamment pour les congressistes le justifiant pour raisons de santé (pathologies et handicap).

Des transferts sont organisés et assurés depuis les gares (Futuroscope et Poitiers), l’aéroport de Tours et le Palais des Congrès. De ce fait, aucun remboursement de ces trajets par note de frais (frais de taxi ou indemnités kilométriques) ne sera accepté.
Restauration

Quels repas sont pris en charge par la MNT ?

Les repas du jeudi 26 soir au vendredi 27 juin soir sont organisés par la MNT. 

Le déjeuner du samedi 28 juin est organisé par la MNT à votre demande (inclus dans l'excursion).

Un déjeuner libre le jeudi 26 juin est remboursé sur justificatif via Notilus (dans la limite de 35 € par personne), mis à part pour les administrateurs, présidents délégués et délégués à l’AG des DROM.

Si une dérogation vous est accordée pour la nuit du mercredi 25 juin, il n’y aura aucun remboursement de repas par notes de frais pour un repas pris le mercredi 25 juin soir (sauf autorisation expresse).

⚠️ Lorsqu’un repas est organisé en commun (dîners du jeudi 26 et vendredi 27 + déjeuner du vendredi 27), il n’est pas possible de solliciter un remboursement sur état de frais dudit repas.

Lors de votre inscription, vous pouvez nous faire part de toute restriction alimentaire, nous ferons notre maximum pour vous proposer des repas adaptés tout au long de votre séjour.
Accompagnant

Puis-je venir accompagné(e) ?

Vous avez la possibilité de venir accompagné(e) par la personne de votre choix. 

Une participation forfaitaire de 175 € est néanmoins demandée.

Dans le cadre de l’Assemblée générale, le forfait accompagnant comprend :
  • L’hébergement des jeudi 26 et vendredi 27 juin (dans la même chambre que l’invité à l’AG)
  • L’hébergement du mercredi 25 juin pour les accompagnants des délégués des DROM (dans la même chambre que l’invité à l’AG)
  • Les excursions des jeudi 26, vendredi 27 juin et samedi 28 juin 
  • La restauration du jeudi 26 midi (déjeuner libre) au samedi 28 juin midi (selon votre demande)

⚠️ Le transport — quel que soit le mode choisi — reste à la charge exclusive de l’accompagnant. Il peut cependant être réservé directement sur la plateforme d'inscription, en même temps que votre réservation personnelle.

Le règlement de cette participation pourra s’effectuer soit en ligne directement sur la plateforme lors de l’inscription de l’accompagnant (lien sécurisé), soit par chèque à l’ordre de la MNT qu’il conviendra d’adresser à la Direction financière avant le vendredi 4 juillet 2025.

Adresse d'envoi de votre chèque : MNT — 4 rue d’Athènes — 75009 PARIS 

⚠️ Si vous choisissez le règlement par chèque, votre inscription ne sera validée que 24 à 48h après votre inscription ; vous ne recevrez donc pas d'email de confirmation dans la foulée de votre inscription.